مراحل پیاده سازی سیستم های مدیریتی

تعریف سیستم مدیریت

سیستم مدیریت مجموعه ای از عناصر مرتبط بهم می باشد که به منظور ایجاد خط مشی و اهداف و در جهت دستیابی به این هدف استفاده می شود. یک سیستم شامل ساختار سازمانی، برنامه ریزی فعالیتها، مسئولیت ها، شیوه ها، رویه ها، فرایند ها و منابع می باشد.

استقرار سیستم‌ های مدیریتی، می‌تواند با شفاف‌سازی فعالیت‌ها، از وابستگی فعالیت‌ها به افراد جلوگیری نموده و رضایتمندی ذی‌نفعان را به دنبال داشته باشد. البته ذکر این مورد ضروری است که صرفا استقرار سیستم‌های مدیریتی، امامی مزایای آن را ایجاد نمی نماید و نگهداری سیستم ها نیز باید به روش های صحیح انجام پذیرد.

مخاطبان دوره مراحل پیاده سازی سیستم های مدیریتی

1- مدیران و سرپرستان واحدهای HSE

2- افسران و کارشناسان HSE

3- کارشناسان و ممیزان سیستم های مدیریتی

4- تمامی علاقه مندان به مباحث HSE و سیستم های مدیریتی

سرفصل های دوره مراحل پیاده سازی سیستم های مدیریتی

تعریف سیستم مدیریت از نگاه محققان

با وجود تشابه فراوان بین مدلهای مختلف سیستم مدیریت، ادغام نیازمندی های سیستم های مدیریتی در عمل به سادگی میسر نمی باشد. چرا که بایستی ابتدا برای هر سازمان مزایا، معایب، مشکلات و مسایل حاشیه ای جهت ادغام در نظر گرفته شود. علاوه بر این، در نظر داشتن وجوه اشتراک و تفاوتها بین سیستم مدیریت مورد نظر نیز ضروری می باشد. با این حال اگر نیازمندی های سیستم مدیریت مورد نظر به درستی در سازمان طرح ریزی و اجرا شده باشد و کارکنان سازمان نیز آگاهی و تعهد لازم را در ارتباط با نیازمندی های آن داشته باشند، ادغام سیستم های مدیریتی، بدون ایجاد اختلال در روند جاری فعالیت های سازمان امکان پذیر خواهد بود.

مراحل استقرار سیستم های مدیریتی

1. انتخاب نوع سیستم مدیریتی

سیستم های مدیریتی مختلفی توسط سازمان ایزو منتشرشده است. هر سازمان باید متناسب با فرآیندها، دامنه فعالیت و اهداف خود، استاندارد مدیریتی مورد نظر را انتخاب نماید. همچنین گاهی اوقات، شرکت ها بر اساس نیاز یا الزام کارفرمای خود، اقدام به استقرار و اخذ گواهینامه های سیستم های مدیریتی می نمایند.

2. انتخاب شرکت گواهی دهنده

اهداف سازمان و الزامات ذی‌نفعان (کارفرما) می‌تواند در انتخاب شرکت گواهی دهنده مؤثر باشد. شرکت‌های گواهی دهنده (CB) زیـادی در ایران و جهان جهت اخذ گواهینامه استانداردهای مدیریتی فعالیت می‌نمایند. لازم به ذکر است تعداد زیادی از این شرکتها در ایران، معتبر نبوده و گاها با راه‌اندازی یک وب‌سایت به زبـان انگلیسی، در حال فروش گواهینامه‌های ایزو تقلبی می‌باشند.

3. شناسایی و بررسی وضع موجود

در بررسی وضع موجود، به شرایط فعلی سازمان پرداخته می شود. وقتی که ما شرایط فعلی را شناسایی کنیم، می توانیم فاصله حدودی آن را با شرایط استاندارد و سیستم مدیریتی مورد نظر محاسبه نموده و برای تدوین اهداف و برنامه ها، ذهنیت بهتری داشته باشیم.

4. توجیه مدیریت ارشد سازمان

از آنجائی كه نقش مدیریت ارشد بسیار حائز اهمیت می باشد، بنابراین مرحله توجیه مدیریت و كسب اعتقاد و همراهی وی و پشتیبانی مستمر او از اهم فعالیتهای آغازین می باشد. در صورت كمرنگ شدن تعهد و پشتیبانی مدیریت، استقرار سیستم های مدیریتی اثر بخش نخواهد بود. برای اطمینان از اجرای اثر بخش سیستم، مدیریت یك نفر از مدیران اجرایی را به عنوان نماینده مدیریت معرفی می نماید. این فرد زیر نظر مدیریت فعالیت داشته و وظیفه نظارت بر اجرای سیستم مدیریتی را بعهده دارد.

• الف- به‌کارگیری مشاوران حرفه‌ای
• ب- به‌کارگیری کارکنان درون سازمان

5. برنامه ریزی منابع مورد نیاز برای استقرار سیستم های مدیریتی

یك روش اجرایی برای استقرار سیستم تعریف و نقش تمامی افراد درگیر در پروژه مشخص می شود و افرادی كه به عنوان كمیته های راهبری، اجرایی، مستند سازی، ممیزی داخلی در مراحل استقرار حضور خواهند داشت و نقش سایر واحد ها از قبیل واحد های اداری و مالی در برقرار تسهیلات از جمله تامین امكانات اداری، چاپ، تكثیر و تامین نیروی انسانی مورد نیاز مشخص می گردد.

6. برگزاری آموزش های عمومی و تخصصی

این آموزش ها شامل برگزاری سمینارهای عمومی سیستم مورد نظر (از قبیلISO 45001, ISO 9001 , ISO 14001, ISO 22000  و ...)، دوره های آموزشی آشنایی با الزامات سیستم و نیازمندی های استاندارد مورد نظر، مستند سازی، آموزش های ابزارهای مورد نیاز جهت پیاده سازی، ممیزی داخلی سیستم های مدیریتی و ... خواهد بود.

7. تدوین مستندات

مرحله طراحی مستندات سیستم مدیریتی، مهم‌ترین مرحله استقرار می‌باشد. در این مرحله لباس (سیستمی) متناسب با اندازه سازمان توسط مشاور یا افراد متخصص طراحی می‌شود.

8. اجرای سیستم و برنامه های رسیدن به اهداف

از آنجائیكه اجرای برنامه های رسیدن به اهداف تعریف شده توسط مدیریت در تمامی واحد ها لازم الاجراء     می باشد، لذا این قدم می بایست با نظارت مدیریت ارشد سازمان یا نماینده مدیریت انجام و منابع مورد نیاز تخصیص داده شود. مشاوران کارشناسان سیستم مدیریتی بر روند پیاده سازی و اجرای سیستم نظارت دارند و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه را به سازمان اعلام می دارند.

9. ممیزی داخلی و اندازه گیری ها و پایش ها

اندازه گیری فرآیند ها از طرق مختلف انجام می شود. یكی از راه های ارائه شده دراستاندارد انجام ممیزی داخلی است. ممیزین داخلی از درون سازمان هستند كه مسئولیت كنترل و نظارت بر اجرای برنامه های به اهداف را مطابق روش اجرایی ممیزی داخلی بر عهده خواهند داشت. این افراد از قبل، آموزشهای لازم را دیده اند. در صورتی كه گزارش ممیزین داخلی نشان دهنده عدم اجرای برنامه ها و مستندات باشد، مدیریت باید نسبت به رفع موانع اقدام نموده و با برگزاری جلسات با مدیران واحد ها نسبت به انجام اقدامات اصلاحی و اعلام حمایت و پشتیبانی خود اقدام نماید. در صورتیكه گزارش ممیزین داخلی مواردی را در خصوص عدم انطباق نشان ندهد در این صورت سازمان برای ممیزی خارجی آماده می باشد. سازمان می تواند برای تایید بر حسن انجام کار ممیزی داخلی توسط کارشناسان خود، از مشاوران و شرکتهای معتبر در این خصوص (بیرون از شرکت) استفاده نماید.

10. انجام ممیزی خارجی

این مرحله، آخرین مرحله استقرار نظام مدیریتی است. در این مرحله ممیزین شركت گواهی كننده (CB) در محل سازمان متقاضی حاضر شده و نسبت به ممیزی سیستم مدیریتی مطابق با استاندارد اقدام می نمایند. در صورتی كه مستندات و شرایط موجود، مطابق استاندارد تدوین، اجراء و اثبات شود در این صورت سازمان برای اخذ گواهی تایید شده و گواهینامه خود را دریافت خواهد كرد و در غیر این صورت می بایست در زمان مقرر نسبت به اصلاح عدم انطباق های اعلامی اقدام نماید. گواهینامه صادر شده سه سال اعتبار داشته و در طول این مدت سالی یك مرتبه به منظور اطمینان از تداوم رعایت الزامات استاندارد نسبت به ممیزی های مراقبتی اقدام خواهد شد. البته مسئولین مربوطه، می بایست به طور مستمر نسبت به نگهداشت سیستم مدیریتی اقدام نموده تا در زمانهای ممیزی خارجی، مستندات به طور کامل وجود داشته باشد و برنامه ها و اهداف صورت پذیرفته باشد تا به عدم انطباقهای جدید دچار نشوند.

مزایای پیاده سازی سیستم مدیریتی برای سازمانها

شرکتها و سازمانها صرفنظر از نوع و اندازه و میزان سود آوری علاقمندی زیادی برای اخذ گواهینامه های سیستم های مدیریتی دارند، زیرا باید نیازهای بازار، رضایت مشتری یا نیازمندی های قانونی و تجاری را پوشش دهند. استقرار سیستماتیک و موفق این استانداردها با هدف ارتقاء بهره وری و کاهش هزینه موجب می شود سازمانها از قابلیت رقابتی بالا برخوردار گردند و به سود آوری برسند.

مزایای اخذ گواهینامه های سیستم های مدیریتی

• بهبود فرآیند های سازمانی
• تولید محصول با کیفیت بهتر
• کمک به بازاریابی و فروش بیشتر محصول و ایجاد تقاضا
• حصول اطمینان ازبرآورده سازی نیازها و انتظارات مشتریان
• الزامات قانونی ملی یا بین المللی در مورد سازمان یا محصولات
• ایجاد مزیت رقابتی نسبت به سایر رقبا

جهت مشاهده سایر دوره ها کلیک نمایید